Automatisch Belege verarbeiten und verbuchen

CKS.ADC ist ein Zusatzmodul zu unserem CKS.DMS für SAP Business One, das die Belegverarbeitung stark vereinfacht. Es ermöglicht Ihnen die vollautomatische Verarbeitung von eingehenden Rechnungen und anderen Belegen (z. B. Wareneingänge). Sie scannen eine Rechnung und der zugehörige Beleg wird automatisch in SAP Business One erstellt. Die Vorteile liegen auf der Hand. Durch die elektronische Verarbeitung werden Tippfehler bei der Datenübernahme drastisch reduziert. Gleiches gilt für die notwendige Zeit, was Ihre Prozesse deutlich beschleunigt und somit Kosten spart. Das gescannte Dokument bleibt zum Beleg hinterlegt und ist somit zum optischen Abgleich jederzeit verfügbar und archiviert.

Belege importieren

Haben Sie Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungsavise oder Kundenaufträge per Post in Papierform erhalten, scannen Sie sie einfach über Ihren Dokumentenscanner ein. Liegt Ihr Fremdbeleg bereits in einer digitalen Version vor, können Sie sie ganz einfach in Ihren Dateieingang importieren.

Belege automatisch erfassen 

In Ihrem Posteingang direkt in SAP Business One finden Sie zunächst alle importierten Belege. Hier wählen Sie einfach die Belege aus, die Sie automatisch erfassen möchten. Sie legen nur noch fest, um welche Art Beleg es sich handelt (Lieferschein, Rechnung, Zahlungsavis oder Kundenaufträge bzw. Bestellungen) und starten die Erkennungsroutine.

SAP-Belege verbuchen 

Bei der Erkennung wird automatisch ein SAP-Beleg erzeugt und mit den entsprechenden Werten ausgefüllt, die Sie bisher von Hand eingetragen haben. Wird ein vorangegangener SAP-Beleg gefunden (z. B. ein erfasster Lieferschein bei einer Rechnung), wird dieser auch automatisch verknüpft und verglichen. Abweichende Werte wie Menge oder Preise werden hervorgehoben und können so direkt überprüft werden.


Artikel- und auch Servicebelege verarbeiten

Je nach Art des Beleges müssen unterschiedliche Prozesse angestoßen werden. In SAP-Business One wird das über Artikel- bzw. Servicebelege geregelt. Wurden Waren geliefert, wird auch der Lagerbestand erhöht. Handelt es sich um eine Dienstleistung, wird diese auf dem entsprechenden Konto des Kreditors verbucht. Auch bei der automatischen Erfassung von Fremdbelegen wird diese Unterscheidung gemacht.

SAP Basisbelege erkennen

Stimmt die Lieferung mit Ihrer Bestellung überein? Wurden die vereinbarten Preise berechnet? Bei der automatischen Verarbeitung wird der entsprechende Basisbeleg gesucht, erkannt, verglichen und mit dem neu erzeugten Beleg verknüpft. So können Sie mit einem Blick die Eingangsbelege überprüfen. Die Zuordnung funktioniert übrigens auch mit Sammelrechnungen und Teillieferungen.

Wesentliche Funktionen

ERMITTLUNG DES KREDITOREN

Für die exakte Verknüpfung mit einem passenden Kreditoren, werden verschiedene Parameter auf der Lieferschein mit den Stammdaten in SAP Business One verglichen.

SAP BASISBELEGE

Können Belegketten (z. B. Bestellung zu Lieferschein) in SAP Business One ermittelt werden, werden diese automatisch miteinander verknüpft und verglichen.

ERFASSEN DER LIEFERSCHEINPOSITIONEN

Die einzelnen Positionen des Lieferscheins werden erkannt und in den SAP-Beleg übertragen.

ABWEICHUNG VON BASISBELEG

Wurde ein Basisbeleg ermittelt, werden die abweichenden Werte hervorgehoben und können so vor dem Buchen überprüft werden.

ERKENNEN VON ARTIKELN

Lieferscheinpositionen werden mit den Artikelstammdaten in SAP Business One verglichen und der Bestand dort erhöht.

ERMITTLUNG DES KREDITOREN

Für die exakte Verknüpfung mit einem passenden Kreditoren, werden verschiedene Parameter auf der Eingangsrechnung mit den Stammdaten in SAP Business One verglichen.

ERFASSEN DER RECHNUNGSPOSITIONEN

Die einzelnen Positionen der Rechnung werden erkannt und in den SAP-Beleg übertragen.

ERKENNEN VON ARTIKELN

Rechnungspositionen werden mit den Artikelstammdaten in SAP Business One verglichen und entsprechend zugeordnet.

FRACHTEN

Artikelfrachten werden automatisch ins SAP Business One Frachtmodul überführt.

ZAHLUNGSBEDINGUNGEN

Die jeweilige Zahlungsbedingung der Rechnung kann ausgelesen und im SAP Beleg verarbeitet werden, auch wenn diese von der beim Kreditor voreingestellten Bedingung abweicht.

ARTIKEL- UND SERVICEBELEGE

Es wird anhand des Kreditoren zwischen Artikel- und Servicebelegen unterschieden und das zugehörige Sachkonto für die Buchung herangezogen.

MEHRERE SACHKONTEN

Servicezeilen wie Handlingpauschale oder Zoll werden berücksichtigt und dem entsprechenden Sachkonto zugewiesen.

SAP BASISBELEGE

Können Belegketten (z. B. Lieferschein zu Rechnung) in SAP Business One ermittelt werden, werden diese automatisch miteinander verknüpft und verglichen.

ABWEICHUNG VON BASISBELEG

Wurde ein Basisbeleg ermittelt, werden die abweichenden Werte hervorgehoben und können so vor dem Buchen überprüft werden.  

ERMITTLUNG DES DEBITOREN

Erfolgt die Bestellung eines Kunden ohne Auftragsbestätigung, wird der Debitor anhand verschiedener Parameter aus den SAP Stammdaten ermittelt und zugeordnet.

ERFASSEN DER BESTELLPOSITIONEN

Die einzelnen Positionen der Bestellung werden erkannt und in den SAP-Beleg übertragen.

ERKENNEN VON ARTIKELN

Bestellpositionen werden mit den Artikelstammdaten in SAP Business One verglichen und in den Auftrag übernommen.

AUFTRAGSBESTÄTIGUNGEN

Eigene Auftragsbestätigungen werden bei Rückkehr anhand des eindeutigen Barcodes (QR-Codes) erkannt und automatisch dem Basisbeleg Angebot zugeordnet.

SAP BASISBELEG

Die in der Zahlungsavis aufgeführten Rechnungen werden erkannt und für die Buchung herangezogen.

BETRAGSKONTROLLE

Stimmt ein Wert zu einer Rechnung nicht mit dem Wert in der Zahlungsavis überein, wird dieser Beleg (diese Position) hervorgehoben.

AKONTOZAHLUNGEN

Ist kein Beleg in SAP Business One vorhanden, wird der Betrag automatisch auf das Kreditoren- bzw. Debitorenkonto gebucht.

INTERIMSBUCHUNGEN

Je nach individuellem Workflow werden die Buchungen auf ein Zwischenkonto vorgenommen. Dieses wird später mit der Bank abgeglichen.

MASSENBUCHUNGSÜBERSICHT

Alle Vorgänge werden in einem übersichtlichen Protokoll zusammengefasst. Abweichungen sind hervorgehoben und können sofort identifiziert werden.

 

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