Revisionssicher archivieren direkt in SAP Business One

Bewahren Sie alle steuerrechtlich relevanten Belege und E-Mails entsprechend der VOI-Merksätze elektronisch auf. Auch Ihre SAP Ausgangsbelege werden automatisch und unveränderbar archiviert. Und über die Volltextsuche oder die verknüpften SAP-Belege finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder.

Belege archivieren

CKS.DMS Archivieren
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Belege können auf unterschiedliche Art und Weise ins Archiv importiert werden. Sie können Papierbelege direkt über Ihren Scanner einscannen, Sie können Dateien in ein bestimmtes Windows-Verzeichnis ablegen oder speichern und Sie können wie gewohnt über das Dialogfeld “Datei öffnen” gehen.

Belege wiederfinden

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Belege werden in einer eigenen Datenbank abgelegt und archiviert. Sie können die Dokumente mit den jeweiligen Geschäftsvorfällen oder mit den Kreditoren / Debitoren verknüpfen und so über einen Direktlink aufrufen. Sie können aber auch die Volltextsuche anwenden und nach bestimmten Begriffen zu suchen.

Belege reproduzieren

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Durch die automatische Anfertigung einer Revision, also einer neuen Version, sobald am Dokument eine Veränderung vorgenommen wird, kann jedes Dokument zu jedem beliebigen Zeitpunkt reproduziert werden – Vom unveränderten Original bishin zur letzten Änderung.

Funktionen 

  • GOBD-KONFORM
    Mit Verfahrensdokumentation kann CKS.DMS GoBD-konform angewandt werden.
  • AUTOMATISIERTE ARCHIVIERUNG
    Legt automatisch eine unveränderbare Version des Ausgangsbelegs im Archiv ab.
  • E-MAIL-ARCHIVIERUNG
    E-Mails können direkt aus Outlook heraus archiviert werden.
  • SAP-BELEGE
    Voll integrierte Verknüpfung mit SAP-Geschäftsvorgängen.
  • GEPARKTE BELEGE
    Archivierung bereits bei nicht-gebuchten Belegen wie z. B. im Genehmigungsverfahren.
  • AUTOMATISIERTE ZUORDNUNG
    Zurückkehrende Belege wie z. B. Auftragsbestätigungen werden automatisch über QR- oder Barcode den SAP-Belegen zugeordnet
  • CHARGEN- UND SERIENNUMMERN
    Eine Archivierung zu Chargen- und Seriennummern ist ebenfalls möglich.
  • VOLLTEXTSUCHE
    Finden Sie Dokumente anhand von einem oder mehreren Begriffen über die Volltextsuche.
  • 100 % CLOUDFÄHIG
    Ist mit jeder SAP Cloudlösung vollständig kompatibel

Genehmigungsverfahren

Dokumente zu geparkten Belegen archivieren

Belege und Dokumente, die vor der Buchung erst den für Ihr Unternehmen definierten Workflow passieren müssen, können ganz bequem über die persönlichen Inboxen zugänglich gemacht werden. So kann z. B. eine eingescannte Eingangsrechnung mit dem SAP-Beleg verknüpft und zur Genehmigung weitergeleitet werden. Ohne das Original physisch vorliegen zu haben, kann dieser jetzt gesichtet und zur Buchung freigegeben oder mit einem Vermerk versehen werden. Auch hier wird automatisch eine neue Revision archiviert.

Beleg archivieren

Fügen Sie die digitale Variante des gewünschten Dokuments einfach dem geparkten SAP-Beleg hinzu.

Beleg weiterleiten

Senden Sie den Beleg entsprechend Ihres Workflows in die Inbox des jeweiligen Mitarbeiters.

Beleg prüfen

Öffnen Sie einfach den geparkten Beleg und lassen sich das dazugehörige Dokument anzeigen.

Beleg freigeben

Sie können den Beleg zur Buchung freigeben oder zur Korrektur zurücksenden. Eine Revision wird automatisch archiviert.


E-Mails direkt aus Outlook heraus archivieren

Archivieren Sie die Korrespondenz mit Ihren Geschäftspartnern und Kunden gleich aus Ihrem Outlook heraus und verknüpfen Sie die archivierten E-Mails mit dem SAP Kreditoren- bzw. Debitoren Stammdatensatz. Oder auch direkt mit dem SAP Geschäftsvorgang. So haben Sie sofort Einsicht in alle relevanten E-Mails und auch deren Anhänge. Diese werden gleich mit archiviert.


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